De proactieve vertrouwenspersoon

10-06-2025

De proactieve vertrouwenspersoon

Of ik intern vertrouwenspersoon wilde zijn… Het was een eer dat ik gevraagd werd. Misschien zei het iets over hoe collega’s mij zagen. Belangrijke kenmerken van een goede vertrouwenspersoon zijn immers integriteit, empathie en geduld. Of ik mezelf altijd even hoog zou scoren op die eigenschappen, weet ik niet – maar goed, ik nam het verzoek aan. Geen taak overigens waaraan ik zo weinig tijd hoefde te besteden als deze. Tot nu toe dan. Na het lezen van ‘De proactieve vertrouwenspersoon’ van Karin Bosman moet daar waarschijnlijk verandering in komen. Want tot dusver was ik vooral… reactief.

‘Als vertrouwenspersoon in preventie (ViP) ga je proactief te werk,’ betoogt Bosman. ‘Je zoekt voortdurend naar mogelijkheden om het gesprek aan te gaan, en beperkt dit niet tot een eerste kennismaking met de organisatie of nieuwe medewerker.’ De korte mededeling tijdens een teamsessie, waarin ik (samen met een externe vertrouwenspersoon) bekendmaakte dat ik deze rol vervulde, was dus niet toereikend. ‘Echte zichtbaarheid betekent actief en consistent je aanwezigheid tonen en je laten horen.’
 

Aan de slag
Namens mijn eigen bureau geef ik lezingen en trainingen over dienend leiderschap, en over het belang van psychologische veiligheid op de werkvloer. Toch had ik me niet eerder gerealiseerd dat mijn rol als vertrouwenspersoon ook zou kunnen inhouden dat ik dergelijke trainingen geef bij de stichting waar ik werk. Dus: niet wachten tot collega’s mij opzoeken, maar proactief aan de slag. Gevraagd én ongevraagd advies geven, het gesprek opzoeken, en blijven bouwen aan een veilige cultuur.

Volgens Bosman is een veelvoorkomende valkuil in organisaties het idee dat alles goed gaat zolang er geen gesprekken of meldingen van ongewenst gedrag zijn. ‘Ook heerst de misvatting dat wanneer een vertrouwenspersoon maar drie gesprekken heeft gevoerd, iedereen zich gehoord en gezien voelt.’

Bosman noemt enkele cijfers:

• 1 op de 10 werknemers in Nederland krijgt te maken met pesten op het werk.
• 6 procent van de werknemers ervaart seksuele intimidatie.
• Ongeveer 1 op de 5 werknemers heeft te maken met agressie of geweld, waaronder verbaal geweld, fysieke dreiging of intimidatie.
   

Schrijnende praktijkvoorbeelden
Die cijfers kende ik al. En tijdens trainingen hoor ik regelmatig schrijnende praktijkvoorbeelden. Toch blijven ze me schokken. Maar ook in organisaties waar ogenschijnlijk alles goed gaat, en dergelijke toestanden zich niet lijken voor te doen, is er volgens Bosman altijd ruimte voor verbetering. Daarbij is het van belang maatschappelijke ontwikkelingen op de voet te volgen. Wat vroeger ‘normaal’ was, kan vandaag de dag als onveilig worden ervaren. ‘Trainingen gericht op sociale en emotionele intelligentie verbeteren empathie en zelfbeheersing. Het benadrukken van jouw rol als vertrouwenspersoon, en het bekendmaken van je beschikbaarheid als vertrouwelijk aanspreekpunt, helpt medewerkers zich veilig en gesteund te voelen binnen de organisatie.’
 

Lukraak gebruik
En ja, ik weet het: medewerkers kunnen ook misbruik maken van de gegroeide aandacht voor psychologische veiligheid. Er is weinig zo onveilig als wanneer ten onrechte de veiligheidskaart wordt getrokken. Gelukkig besteedt Bosman hier aandacht aan. ‘Vertrouwenspersonen moeten zich ervan bewust zijn dat zij soms worden gezien als strategisch middel voor andere doeleinden binnen een organisatie. Medewerkers en stakeholders kunnen bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon inzetten om van bepaalde collega’s af te komen.’ Ze wijst op functionerings- en beoordelingsgesprekken, waarin elke kritiek al snel als ‘onveilig’ kan worden bestempeld. Het is voor een vertrouwenspersoon dan lastig objectief te beoordelen of iemand zich terecht onveilig voelt in het contact met een leidinggevende. Daarom is het belangrijk om zowel leidinggevenden als medewerkers mee te nemen in wat we wel én niet verstaan onder psychologische veiligheid. ‘Lukraak gebruik van de uiting “Ik voel mij niet veilig” kan leiden tot de inflatie van die uitspraak en onbedoelde gevolgen hebben voor mensen die daadwerkelijk in een onveilige situatie verkeren.’

Het moge duidelijk zijn: de rol van vertrouwenspersoon kan in de praktijk behoorlijk complex zijn. Zeker als je de rol écht proactief invult. Het boek van Bosman is hierin een waardevolle hulp. Ik denk dat ik mijn rol de komende tijd een stuk actiever ga oppakken.

De proactieve vertrouwenspersoon
Karin Bosman

Koop het boek hier

Lees ook andere blogs in het kader van psychologische veiligheid:
- Hoe ontwikkel je een psychologisch veilig klimaat
- De gele kanarie
-  Psychologische veiligheid in organisaties: het kan wel!
- Als alle stemmen tellen
– Veilig voelen, veilig zijn
– Veiligheid en cultuur
– Het waait niet vanzelf over
– De onbevreesde organisatie
– Destructief leiderschap
– Niets in te brengen tegen pitbull als leidinggevende
– Teaming
– Positieve cultuur doe je samen
– Kan dit wel?
– De seriepester ontmaskerd
– Omringd door psychopaten
– Speelkaarten psychologische veiligheid
– Join the jam, het spel
– Narcisme in organisaties
– Veldgids psychologische veiligheid
– Psychologische veiligheid
– Op weg naar een vitale organisatie